首先要做到有计划、有目的。对夏令营活动的时间、路线、参加人数、交通工具、住宿以及活动内容的安排都要有周密的考虑。应先与活动当地取得联系，以便于生活安排和开展活动。接着要进行组织落实，分工负责工作。对参加西安英语夏令营的学生可按照大孩带小孩，男带女的方法分成若干小组，选出各组组长，再由一名老师分管几个小组，并制定活动纪律和注意事项，要求大家团结互助。
另外，还要派专门负责生活（住宿）、交通、参观游览的老师，若参加夏令营的人数较多，可带一名校医一同随行。
外出活动的生活和娱乐用品应带好。若都是小学生参加的夏令营，则时间不宜长，路程不宜远，不要到高山区和海、河区活动。小学生不要带零用钱，不准自行购物或买东西吃，小学生的生活和活动均由老师安排。
切实做到安全第一，乘车安全。对游玩活动中的安全更要注意。年龄小和第一次离开父母参加外出活动的小学生，他们好奇心强，兴奋性高，有的相互在一起易闹，但独立活动能力差，应加强对他们的照看，在外出活动前应了解学生的身体状况（感冒、贫血、晕车等），身体状况不佳者，不要外出。