礼仪夏令营认为接待一般应从以下几个方面来准备：
1、了解客人的一些基本情况
接到来客通知时，首先先了解客人的单位、姓名、性别、职业、级别（职务）、人数等。其次要学会掌握客人的意图，了解客人的目的要求以及在住宿和日程安排上的一些打算。第三提前了解客人到达的日期、时间、所乘车次、航班等情况。然后把上述情况及时向主管人员汇报，并通知有关部门和人员做好接待的各项准备工作。
2、确定迎送规格
按照身份对等的原则开始安排接待人员：对较重要的客人，应该安排身份相当、专业对口的人士出面迎送；也能根据特殊需要或关系程度，安排比客人身份高的人士破格来接待。对于一般客人，可由公关部门派遣有礼貌、言谈流利的人员接待就行。
3、布置接待环境
优良的环境是对来宾尊重与礼貌的表示。接待室的环境应明亮、安静、幽雅。应配置沙发、茶几、衣架等，还应适当点缀一些花卉盆景、字画，还可放置几份报刊杂志和有关本单位的宣传资料供客人翻阅。
4、做好迎宾安排
与相关部门联系，按时安排迎宾车辆，预先为客人准备好客房及膳食；若对所迎的客人不熟，还需准备迎宾牌，写上“欢迎XXX先生（女士）”以及本单位的名称；若有需要，还可准备鲜花等。