电话作为一种便捷的通讯工具，其目的在于提高工作效率。因此基层公务员在使用电话时，务必要做到长话短说，以节约通话时间。
基层公务员使用电话要有一个明确的指导思想，即除非有重要问题须反复强调、解释，在正常情况下，一次通话时间应控制在3分钟之内。这一做法在国际上通称为“通话3分钟”原则，它在许多国家都被当作一项制度，要求每一位公务员严格遵守。
发话人要贯彻“通话3分钟”原则，首先应当在通话前大致估算一下需要多少时间把话讲完，如何安排可使通话时间限定于3分钟之内。通话时，发话人须明确自己的通话主题，言简意赅地表达清楚，要做到主次分明、详略得当，明确什么该说，什么不该说，什么要多说，什么要少说。说话切勿东拉西扯、漫无边际，更不可说一些类似“猜猜我是谁”、“知道我找你有什么事吗”的废话。如果通话内容已陈述清楚，就应当及时结束通话，无需唠叨。
通话过程中，若通话人须取一些相关资料或暂时离开去办重要事宜时，应在30秒之内解决。若超过30秒，须征得对方同意并致以歉意，或先暂时挂断电话，完事后再拨打过去。
需强调的是，“通话3分钟”原则旨在要求基层公务员通话时用语简洁、节省时间，而并不要求通话人刻意追求3分钟的精确时限。“通话3分钟”原则应当主要由发话人灵活把握。