首先，学生需要在家长的带领下赴户口所在地公安(分)局办理因私出境护照，这是出境的最前提条件，护照办理一般需要14个工作日;
其次，按照德国驻华使领馆的签证要求，学生及领队教师申请德国签证必须向使馆提交护照、全家户口本、家庭10万元资金证明、学生学习证明及父母亲工作证明等申请资料，且所有递交使馆的申请资料必须翻译成英文。因资料翻译及填写使馆签证申请表的工作量相当大，所以学生和家长需尽快准备。
第三，德国驻华使领馆处理申请材料需要约21个工作日，且主办方须确保学生在出行一个月前顺利获得签证以便最后确定国际国内航班和营地安排，因此实际向使馆预约签证的时间将不迟于5月下旬。否则进入6月旅游和留学签证申请旺季，使馆申请材料积压，将导致签证时间拖延。
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